Inwentaryzacja to test kontroli jakim każde przedsiębiorstwo musi zostać poddane. Obejmuje wszystkie czynności, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku jednostki gospodarczej. Każda jednostka ma obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W związku z tym, informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być uznane za wiarygodne tylko wtedy, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.
Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości (uor), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
Co należy do zadań kierownika?
Osobą odpowiedzialną w jednostce za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości jest kierownik jednostki. Może oddelegować inną osobę, która zgodzi się na piśmie. Wtedy kierownik odpowiada z tytułu nadzoru, jednak nie może scedować na osoby trzecie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.
Jak się przygotować?
1. Opracuj plan, zakres i harmonogram inwentaryzacji.
2. Powołaj zakładową komisję inwentaryzacyjną.
3. Wydaj zarządzenie przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji (co musi określić?
rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją, terminy przeprowadzenia inwentaryzacji – konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia należy mieć na względzie, aby były zgodne z terminami wynikającymi z uor, komisję spisową powołaną do przeprowadzenia inwentaryzacji).
4. Zorganizuj przed inwentaryzacyjne szkolenie członkom zespołów spisowych oraz osobom materialnie odpowiedzialnym. Członkami zespołów powinny być osoby kompetentne, bezstronne i obiektywne, które znają przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. Nie powołuj osób nieposiadających odpowiednich kwalifikacji oraz niezapewniających bezstronności spisu, osób, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątku, a także pracowników księgowości prowadzących ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją.
5. Zlikwiduj zapasy i urządzenia zniszczone i uzupełnij dokumentację dotyczącą ich eliminację z ewidencji;
6. Określ obowiązki i prawa osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury.
Głównym wewnętrznym dokumentem powinna być instrukcja inwentaryzacyjna, co to jest?
To instrukcja zawierająca:
1. Nazwę obiektu i oznaczenie inwentaryzowanego pomieszczenia;
2. Rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych;
3. Imię i nazwisko osoby lub osób odpowiedzialnych za spisywane składniki majątku;
4. Datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury;
5. Oznaczenie dnia, na który jest ustalany stan składników;
6. Skład komisji inwentaryzacyjnej, z wyznaczeniem przewodniczącego;
7. Terminarz (harmonogram) czynności spisowych;
8. Obieg dokumentów z inwentaryzacji;
9. Zasady weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Stanowi ona podstawę wydania zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Jednak powinieneś wiedzieć, że nie ma obowiązku posiadania jej. Może ona stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości.
